上週一位團隊成員著急的走過來跟我要工程師資源，因為老闆通知他一個新的任務，我一連串的問了幾個問題，想要理解這個任務的商業價值，好讓我從已經排好優先順序的專案清單中找出適合這個隕石任務的位置。
“不知道，老闆說要串接，所以我趕緊來找你排資源”
我無奈的請他回去問清楚再來討論，結果他擔心的說老闆時間很忙，他一直去問問題會不會被罵？
PM一定對老闆沒理由丟來一個需求的場景不陌生，我以前都會寫一封email把所有問題一股腦列出來丟給老闆，結果沒得到回應無法繼續下去，之後還被問怎麼沒進度。後來我才明白，不但要懂的問問題，還要知道如何問問題，最好是用最少的時間得到最完整的答案。該怎麼做呢 ?
WHAT : 面對未知的需求，我們應該要知道什麼？
需求的背景：
任務背景包含商務邏輯，發生的原因，誰發起這個任務等等能幫助你理解為什麼會有這個任務的各種資訊。
- 這個任務是老闆收到客戶的抱怨 , 還是看到競品的功能 , 或是突發奇想？
- 想要串接哪一段流程，是為了解決什麼問題
- 這個任務對我們的商業價值是什麼？
- 如果有第三方介入，我們跟對方的合作商業模式是什麼？
- 為什麼需要第三方參與？對方在整個任務中的角色是什麼？
需求的目標：
了解專案的最終目標，能有效的做出符合目標的決策，確保所有努力都是朝著正確的方向前進。
- 想要達到什麼目的？是為了提高效率、降低成本還是只是增加功能？
- PM出面是要談整合流程，還是只是前期的任務評估，或是需求討論，甚至只是單純的研究市場和競品？
- 其他利益關係人對這個任務的期待是什麼？
需求的範圍：
通常老闆心中已經有想法，因此要先確定範圍以避免過度設計，或是設計出不足以符合需求的功能。
- 老闆對範圍的想法是什麼嗎？
- 如果無法如期完成，可以接受分階段上線的範圍是哪些？
- 我們自己對範圍的想法是什麼？
- 技術上有沒有明顯的挑戰和風險，需要先跟開發團隊確認？
緊急程度：
每個需求單獨看都是重要又緊急，但是請跟所有專案比對重要性，如果真要延期某一個案子，一定要通知並且是老闆同意的。
- 老闆對這個任務的緊急程度想法是什麼 ?
- 資源不足的情形下，老闆同意延期哪一個正在進行的專案？
- 跟現在正在進行的核心專案相比，這個需求真的有比較重要嗎？
HOW : 如何和老闆討論這些問題
老闆的行程安排得很緊湊，腦袋裡裝很多重要的事情，因此跟老闆談事情時，一定要準備好自己的想法，並且用容易理解的方式溝通，因此我會用圖形和表格的方式整理好我的思路邏輯和解決方法，因為圖形討論比文字更容易。
以下是我常用的討論方式
使用FigJam或是Whimsical把問題列出來：
這類工具能將文字、流程圖、便利貼等各種分類方式集結在一張畫布上，非常適合構思發想，將複雜的資訊以條理的方式呈現。
每個問題都放上自己的意見：
先思考，再找答案，最後才與老闆對齊想法。只有思考過，才能有效地參與討論，不然只會淪為單方向聽從老闆意見，無法有效展開更深入的討論。同時，在問題旁邊放上自己的建議，也能在對談時快速掃過重點，提高效率。
畫User Journey ，確保每個環節都不遺漏：
User Journey 是一連串有順序的步驟，透過規劃整個流程，有邏輯的把每個環節的注意事項都梳理整齊，一次問清楚每個細節，避免反覆多次討論遺漏的問題。
上面這張圖，就是我工作上的一個實際案例。利用Whimsical的方塊將不同主題分隔，同時配上流程圖、邏輯決策圖以及文字說明，就能快速的和老闆對齊想法。
總結：
這裡列出的問題只是一部分，實際上會因為任務性質不同，需要釐清的問題也會不相同。除了問對問題很重要，將資訊有邏輯的呈現給對方，透過圖形化整理複雜資訊，也是提升溝通效率的方法之一。
將一個模糊的需求，轉化成有意義的問題及解決方案，是一位優秀產品經理要具備的能力。
PM魯米 