WHY : 為什麼需要學習重要/緊急矩陣

和團隊做performance review時，發現團員總是說不出完成了什麼大目標，或是上一季計畫要完成的目標沒有進展，同時順便抱怨PM工作太多，沒時間執行。

這種情形容易發生在富有負責感的年輕PM身上，因為他們總是親力親為的立即處理各種緊急事項，但是忽略了先分辨這些任務的重要性。

重要緊急矩陣，也有人稱為時間管理矩陣或是艾森豪矩陣，就是一個簡單的歸類方式，有效的以圖形化方法協助PM管理任務的優先順序。

WHAT : 什麼是重要緊急矩陣

第 34 屆美國總統暨第二次世界大戰五星上將杜懷特·大衛·艾森豪提出此概念，後來成為眾所週知的艾森豪矩陣。他在 1954 年的演講中，艾森豪引述一位不知名的大學校長說道：「我的問題有兩種，急迫和重要的。急迫的問題不重要，而重要的問題始終不急迫。」

這個矩陣有四個象限，每個象限代表不同的優先級和緊急程度。PM面對滿出來的工作清單，把手上的工作項目以這些簡單的分類方式安排之後，就能保障最重要的工作會受到優先處理並盡快完成。

HOW : 分類方式及處理方法

重要且緊急 (處理方式：DO)

這個象限的工作非常重要，必須盡快「優先處理」。像是負責的產品服務突然中斷，或是上線日逼近但是開發時程嚴重落後。

重要但不緊急 (處理方式：Schedule)

這個象限是你的黃金區域！這裡的任務對於長期發展的目標非常重要，但是因爲不具有急迫性，這些任務容易被忽視。例如測試流程導入自動化增加開發效率、refactor現有架構、或是導入agile框架。

這個象限的任務大多與產品的目標制定有關，這裡的挑戰是，因為不具備緊急性，所以很容易被日常緊急但不重要的事情擠壓。因此，我會特意把任務安排在每日工作中，確保每日都有進展。

緊急但不重要(處理方式：Delegate)

第三象限的任務雖然緊急，但對產品長期目標影響不大。這些任務通常是外部施加的壓力，例如他人的請求、Slack上的訊息、或突然安排的會議。這些任務會讓你覺得工作很忙碌，但實際上卻無法對公司或產品帶來實質性的幫助。

例如，同事突然要求幫忙處理一個與你主要工作無關的問題，或者你接到一個打斷工作流程的訊息。這些任務看似重要，但它們其實只是干擾你的注意力，削弱了你在真正重要的事情上投入的時間和精力。

對付這個象限的任務，關鍵在於學會適時拒絕或委派給其他人。一位資深有效率的PM，必定能分辨任務的重要性，並且有勇氣說“不”，並將時間投入到更有價值的活動中。

不重要且不緊急(處理方式：Delete)

既不重要也不緊急的任務就是應該要盡量避免的活動，這些純粹浪費時間的活動不僅不會帶來任何長期利益，還會讓你錯失更有意義的事情。例如，無聊地刷手機、追劇或是看電影。

但是這並不是說不應該休息，而是應該有節制的規劃這個象限的活動，或是選擇更有益的方式來放鬆，比如運動、閱讀等等。

如何區分急迫性和重要性？

在排定優先次序時，最重要的深層問題是：我們是為了什麼而努力？

在現實中分辨這兩種類別確實很困難，基本的原則是，緊急工作代表難以避免，且必須立即處理；重要工作則是需要花時間規劃，並且能實現自我的長期目標。

每個人的目標不一致，因此這四個象限的內容也會完全不同。

有什麼缺點？

最大缺點在於工作的重要性往往很難精準判定。即是最終有可能將工作委派給錯誤的資源，而導致品質下降。還有一點必須注意，就是處理緊急活動時，不見得每次都能立即採取行動。缺乏知識，時間不足，再加上種種規定和官僚體制，又或者手邊同時有多項緊急又重要的工作，都是難以立即行動的因素，進而導致優先矩陣在決策下達與時間管理方面的效果變差。

總結：

有明確願景，才有辦法捨棄「緊急但不重要的任務」

然而，多數人的處理順序常是：急事 (重要緊急) → 雜事 (緊急不重要) → 閒事 (不重要不緊急) → 要事 (重要不緊急)。

產品經理的生活被雜事工作佔據，並且處理完焦頭爛額的急事之後，便沒有多餘的時間處理能夠改善產品，真正為公司帶來效益的要事。透過這個時間管理矩陣，圖形化分類手上的工作，將資源安排在重要的任務上，就能更有效率的使用時間。